エコプラザの３Fには、環境保全活動に取り組む団体が、会議や講習会などに利用できる会議室が２部屋あります。会議室の利用には、予め団体登録が必要です。登録団体は、事前予約制で使用することができます。

会議室利用の手引き

■登録資格

• 環境の保全に関する活動を行なう団体であること
• 団体のメンバーが10人以上であること
• 団体の所在地および代表者の連絡先が港区内にあること
• 団体の構成員の5割を超える者が区内に住所を有すること、または在勤・在学していること

（例１）１０人の団体の場合：６人～１０人が区内に住所を有する、または在勤・在学している
　【注】５人では５割を「超えて」いないため要件を満たしません。

（例２）１５人の団体の場合：８人～１５人が区内に住所を有する、または在勤・在学している

※在住者が5割を超える団体が「在住団体」、それ以外は「在住団体以外の団体（在勤・在学）」となり、区分によって会議室予約開始可能日が異なります。

■登録に必要な書類

・登録申請書

・団体の規約、会則（様式は問いません）

・活動計画書（様式は問いません）

・会員名簿（様式は問いません）

・申請者の本人確認書類（下記参照）

［在勤・在学の場合のみ］
・区内在勤・在学者の本人確認書類（下記参照）、本人確認書類届出書（ＨＰよりダウンロード）

※会員名簿に記載した区内在住者については、港区環境課において住民票の登録を確認します。
在勤者または在学者の場合は、全員の在籍を証明できる書類または写しを提示してください。
お預かりした場合、本人確認書類の写しは審査目的以外に使用しません。審査終了後は当館または港区環境課が返却または廃棄いたします。
※当館に本人確認書類を提出する場合は、事前に同意を得た上で提出することを証明するため「本人確認書類届出書」を提出してください。

※【本人確認書類の種類】
ア　代表者の場合

（ア）1点でよいもの	運転免許証（表裏両面）、個人番号カード（マイナンバーカード）（表面のみ）、在留カード、特別永住者証明書、運転経歴証明書、身体障害者手帳など
（イ）2点以上で確認するもの	健康保険等の資格確認書、介護保険被保険者証、国民年金手帳、学生証など

イ　在勤の場合

（ア）1点でよいもの	在勤証明書［氏名、事業所名称、事業者住所が記載され、社判（角印）が押されたもの］、雇用契約書［有効期限内のもの］、社員証［会社の住所が記載されているもの］
（イ）2点以上で確認するもの	2点以上で確認するもの 社員証［会社の住所が記載されていないもの］、名刺［会社名と住所記載あり］、 区内の駅までの定期券面

ウ　在学の場合

（ア）1点でよいもの

学生証［学校の所在地の記載があるもの］、在学証明書［学校の所在地の記載があるもの］

■登録の手順

1. エコプラザに《登録に必要な書類》を提出
   施設予約システムでのオンライン提出または当館窓口にお持ち込みください。
2. 区の審査
3. 登録完了
   登録証・利用登録書・予約システムカード（希望者のみ）を発行します

■登録の更新[有効期間の延長]

• ２年度間有効です。登録期限の１か月前から更新手続きが可能です。
• 更新に必要な書類は登録手続き時と同じ４種類で、本人確認の方法も同様です。
• 承認後、再度2年度間有効です。

■登録内容の変更

• 登録団体は、登録内容に変更が生じた場合は登録内容変更届出書を遅滞なく提出してください。
• 登録名簿に変更が生じた場合は利用日の14日前までに最新の名簿を提出してください。
  （団体等のメンバーであっても、届出名簿に記載されていない方は会議室の利用ができません）

■登録の取り消し又は停止

登録団体が以下項目に該当した場合は登録の取り消し又は停止される場合があります。

• 登録資格の要件に該当しなくなった場合。
• エコプラザの利用条件に反し、又は利用に関する所定の手続等を故意に怠ったとき。

■エコプラザ事業への協力

エコプラザの会議室は、条例に基づく「環境の保全に係る団体の交流及び連携の促進」のための事業として無償で貸出ししています。
環境の保全に係る活動成果について、年1回以上、エコプラザでの活動報告展示または、エコプラザが主催する活動報告会への参加にご協力をお願いします。

■利用可能な設備

1.会議室　2.エコプラザ1F　共通

• 環境保全に関する活動でご利用いただけます。（その他の活動でご利用はできません。）
• 営利を目的とした事業や類似の行為、または公序良俗に反する行為は禁止されています。
  　　（例１）エコプラザでの活動においての物品の販売
  　　（例２）団体単独事業での金銭の授受が生じる興行　等
• イベント等で駐車場が必要になる場合はご相談ください。
• 貸出物品はご相談ください。

ーー利用日時ーー

• 午前（9:30～12:30）／午後（13:00～16:30）／夜間（17:00～20:00）
  ※休館日はご利用いただけません。
  　毎月第4月曜日（第4月曜日が祝日の場合はその翌日）/年末年始（12/29～1/3）
  ※公職選挙法に基づく投票日の２日前（夜間）から投票日の期間はご利用いただけません。
  急なキャンセルが発生した場合でも代替施設の確保はできかねます。

ーー利用回数ーー

• 会議室Ａ・Ｂ　 月に最大５コマまで（午前・午後・夜間の時間区分で各1コマ）
• １階スペース　 年に1回まで

1.会議室

• 会員名簿に記載がある方のみご利用が可能です。
  ※会員の増減時は、利用日の14日前までに必ず団体登録の変更（会員名簿の更新）手続きをしてください。
• 不特定多数の方が参加されるイベント等にはご利用いただけません。
• ご飲食は可能ですが、食中毒防止など衛生管理については利用者の自己責任において行ってください。また、ゴミ箱は設置しておりませんので、お持ち帰りにご協力ください。
• 会議室A.Bを2部屋同時に利用することはできません。
• TEL、来館もしくは港区施設予約システム（https://web101.rsv.ws-scs.jp/minato/web/）から予約いただけます。

ーー予約期間ーー

• 在住団体：利用希望日の3ヶ月前の1日から予約可能
  例）7月23日に利用希望の場合、4月1日から予約可能
  ※「在住団体以外の団体（在勤・在学）」の抽選予約の処理中である前月の25日から月末までは予約ができません。
• 在勤・在学団体：利用希望日の１ヶ月前の1日から予約可能
  例）7月23日に利用希望の場合、6月1日から予約可能
  

2.エコプラザ1F

• 団体とエコプラザで共催し、区民が参加できるセミナーや講座等でご使用いただけます。
• １団体あたり、年間１回程度ご使用いただけます。
• 参加費が発生するセミナーや講座等を実施する際はご相談ください。
• エコプラザや区のイベント等が無い時にご使用いただけます。
• お食事はできません。
• 連絡表（事務所でのお渡しもしくはHPよりダウンロード）をご提出ください。

• 在住・在勤・在学に関わらず3か月前の1日より予約が可能です。

ラーニングルーム・ワーキングルーム

広　さ	およそ100㎡（各部屋）
収容人数	最大40名ほど（各部屋・椅子のみの場合）
備　品	会議用デスク16台、椅子40脚、ホワイトボード、作業台10台、図工室椅子20脚
貸出可能備品	プロジェクター、マイク、演台等

■掲示板の利用

• 掲示内容
  活動メンバーの募集や、主催される勉強会やイベントなどのチラシおよびポスター
• 申込期間
  随時申請可能
• 申込方法
  申請書をご記入の上、メール（info-ecoplaza@shopro.co.jp）または事務所までご提出ください。

• 掲示期間
  1か月間
  ※但し、1ヵ月後も空きがあれば延長可能。
  ※掲示スペースに空きが無い場合は、空き次第の掲示となります。

会議室および団体登録に関するお問い合わせは、以下まで。

港区立エコプラザ	電話 03-5404-7764
港区環境課	電話 03-3578-2111(代表)　内線2496〜2498
施設予約システムで予約する	施設予約システム（外部サイトへリンク）